Mengenal Database (Basis Data)
Apa itu database?
Susunan data yang ada pada setiap lembar kerja dari workbook Excel yang biasa kita gunakan. Database dibagi menjadi empat jenis: (Table Database, Query Database, Form Database, Report Database)
Tabel Database:
Kita sering menjumpai baris data yang disusun dalam tabel, ini yang paling sering digunakan. Misalkan pada program akuntansi, manufaktur, penjualan, data barang dll. Data disusun secara spesifik dengan aturan kolom dan baris.
Query Database:
Dari database yang berupa tabel, tidak semua data diinginkan oleh pengguna. Data dari tabel yang lengkap masih bisa dipisah-pisah lagi sesuai kebutuhan pengguna.
Permintaan pengkhususan tersebut menghasilkan ekstrak dari tabel. Pengguna mungkin tidak tertarik pada tabel lengkap, namun mungkin hanya ingin melihat data penjualan selama satu bulan tertentu atau suatu produk tertentu saja. Perintah pengkhususan ini menggunakan bahasa SQL (pronounced sequel) Db. Ekstrak dari data dapat dibatasi menurut tanggal, produk, atau kriteria tertentu untuk keperluan analisis. Dalam excel kita bisa menggunakan Microsoft Query untuk tindak lanjutnya.
Form Database
Form merupakan bagian paling awal dari terbentuknya database, ini digunakan pengguna untuk memasukkan data kedalam database yang ada. Beberapa jenis form dapat berjalan secara rumit dengan pilihan drop down untuk memudahkan maupun memastikan data yang diinputkan sesuai. Fungsinya untuk mempercepat dan mengurangi kesalahan penginputan data.
Report Database
Bagian paling akhir adalah pencetakan database dari hasil pengolahan yang telah dilakukan.
Biasanya berupa laporan yang tersusun dalam bagian-bagian kecil. Kemungkinan inilah yang menjadi kelebihan excel dibandingkan dengan program data yang lain, kita bisa mengatur dan menganalisis data untuk keperluan laporan secara mudah.